FAQ Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)

Die Landeszahnärztekammer stellt hier die entsprechenden Informationen und die Verlinkung auf die einzelnen Anbieter des eHBA bereit.

Bitte planen Sie für den Bestellprozess vier bis sechs Wochen ein. Je nach Anbieter und Auftragslast kann der eHBA/ eZahnarztausweis auch schneller bei Ihnen ankommen.

Bei Bestellungen im Bereich der Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg benötigen Sie keine Vorgangsnummer. 
Im Antragsprozess wird gegebenenfalls die Eingabe einer Vorgangsnummer angeboten. Bitte ignorieren Sie diese Variante und wählen deshalb die Option „Mit leerem Antrag beginnen“.
 

Partnerunternehmen der Anbieter haben den Antragstellern gegebenenfalls einen Bestellcode mitgeteilt, der zu Beginn des Antragsprozesses eingegeben werden kann. Sollten Sie keinen Bestellcode haben, lassen Sie das Feld einfach leer.

Sofern Sie über einen gültigen deutschen Personalausweis verfügen, empfehlen wir, diesen zu nutzen. Alternativ ist die Nutzung folgender Ausweispapiere möglich:

• ein gültiger Reisepass,
• ein gültiger Aufenthaltstitel.

Wenn Sie einen Reisepass oder einen Aufenthaltstitel ohne Adressdaten nutzen möchten, benötigen Sie voraussichtlich zusätzlich eine aktuelle Meldebescheinigung (beachten Sie die Informationen der Anbieter).
Bitte beachten Sie, dass Sie bei einigen Anbietern eine Ausweiskopie den Antragsunterlagen beifügen müssen (beachten Sie die Informationen der Anbieter).
 

Im Rahmen des Antragsprozesses ist eine Identifizierung gemäß den Vorgaben von eIDAS und Vertrauensdienstegesetz notwendig. Von allen Anbietern wird die Identifikation über Postident angeboten: Der Zahnarzt geht in eine Filiale der Deutschen Post AG und lässt sich dort nach dem Postident-Verfahren identifizieren. 

Eine Beantragung ohne Identifizierung ist nicht möglich. Bei späteren Folgekarten kann es vereinfachte Verfahren geben. Das ist aber abhängig von den Regelungen der Zertifizierer der Anbieter und daher anbieterabhängig und wird zu einem späteren Zeitpunkt festgelegt werden.
 

Die Anbieter dürfen alternative Identifizierungsvarianten anbieten, die für qualifizierte elektronische Vertrauensdienste zugelassen sind und die in ihre Sicherheitskonzepte eingebunden sind. Hier liegt aber das Problem. Die anerkannten sonstigen Identifizierungsmethoden für qualifizierte elektronische Signaturen sind hier gelistet. 

Für die Erstellung und fortlaufende Nutzung des eHBA/ eZahnarztausweises entstehen Kosten. Diese bezahlen Sie direkt an den Anbieter. Diese erfassen die notwendigen Daten für die gewählte Bezahlmethoden. Diese können je nach Anbieter variieren. Wie alle anderen Angaben bei der Beantragung Ihres eHBA/ eZahnarztausweises auch, werden die Kontodaten über eine gesicherte Internet-Verbindung verarbeitet. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
 

Während des Antragsprozesses wird optional angeboten, eine E-Mail-Adresse in den Zertifikaten des eHBA/ eZahnarztausweis zu hinterlegen. Für die absolute Mehrzahl aller Antragsteller wird es die beste Wahl sein, dieses Formularfeld leer zu lassen. Dies hat keine Auswirkungen für die Nutzung innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI). Sie werden den eHBA/ eZahnarztausweis dennoch in vollem Umfang für alle Anwendungen innerhalb der TI nutzen können. Auch für die Nutzung der verschlüsselten Kommunikation im Medizinwesen (KIM) ist eine Angabe an dieser Stelle vollkommen irrelevant.

Nur wenn Sie mit der E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME-Standard vertraut sind und bereits wissen, dass Sie Ihren eHBA/ eZahnarztausweis außerhalb der TI hierfür nutzen wollen, sollten Sie an dieser Stelle die Eingabe einer E-Mail-Adresse erwägen. Wenn Sie sich jetzt aber fragen, was S/MIME eigentlich bedeutet, dann verschwenden Sie an dieser Stelle keine weitere Recherchezeit. Lassen Sie das Formularfeld einfach bedenkenlos leer und seien Sie unbesorgt.
Achtung: Diese Hinweise beziehen sich NICHT auf die E-Mail-Adresse, die Sie im Abschnitt „Kontaktdaten“ selbstverständlich eintragen müssen.
 

Ja, innerhalb des Antragsprozesses werden Sie aufgefordert, ein geeignetes Foto im Portal des Anbieters hochzuladen. Dieses Foto wird auf den eHBA/ eZahnarztausweis aufgedruckt. Sie sollten sich vor dem Start des Antragsprozesses ein entsprechendes digitales Foto im Hochkantformat auf dem PC speichern, den Sie für den Antragsprozess nutzen werden. Die Datei muss den technischen Vorgaben des Kartenanbieters entsprechen (Dateiformat und -größe). Selbstverständlich sollten Sie auf dem Foto klar erkennbar sein.

Wenn Sie IhreneHBA/ eZahnarztausweis außerhalb der Telematikinfrastruktur nutzen bzw. zur verschlüsselten Kommunikation über das Internet nutzen, muss Ihr Gegenüber die Möglichkeit erhalten, die Echtheit und Personengebundenheit Ihres Ausweises zu überprüfen. Dazu werden die öffentlichen Schlüssel über den Verzeichnisdienst des Anbieters im Internet veröffentlicht.
Diese Abfrage zielt nicht auf die Veröffentlichung im Verzeichnisdienst der TI. Dieser ist gesetzlich vorgegeben, die Veröffentlichung dort ist verpflichtend notwendig.

Für die Nutzung der Gesundheitsanwendungen der Telematikinfrastruktur und zur Erfüllung des Nachweises, dass ein Heilberufsausweis in der Vertragszahnarztpraxis vorhanden ist sowie zur Refinanzierung des Heilberufsausweises, können Ihre ausweisspezifischen Daten von der Landeszahnärztekammer direkt an die KZV Baden-Württemberg weitergegeben werden. Dies ist ein freiwilliger Service. 

Dafür ist im elektronischen Antragsformular des von Ihnen ausgewählten Vertrauensdiensteanbieters, bei dem Sie Ihren eHBA beantragen, die Zustimmung zur Datenweitergabe erforderlich.

In der Anlage zur Grundsatzfinanzierungsvereinbarung ORS 1 im Juli 2017 zwischen der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung und dem GKV-Spitzenverband, wurde als Pauschale für die „Betriebskosten eHBA“ als Einmalzahlung ein Betrag in Höhe von € 233,-- vereinbart. 

Bezüglich der Refinanzierung des Heilberufsausweises und der vorgenannten Nachweisverpflichtung erhalten Sie weitere Informationen bei der KZV Baden-Württemberg, da diese für die Pauschalenzahlung zuständig ist.
 

Am Ende des Antragsprozesses können Sie sich den kompletten Antrag mit allen Angaben in einem PDF-Dokument anzeigen lassen und diesen auch ausdrucken. Bitte unterschreiben Sie die Erstausfertigung an allen notwendigen Stellen. In der Regel werden Sie die Identifizierung über Postident nutzen (sollten Sie keine anderslautende Information haben, ist das so). Für die Identifizierung über Postident und den Versand der Antragsunterlagen beachten Sie bitte die Anleitung des Anbieters.
Das PDF enthält i.d.R. auch eine Kopie „für Ihre Unterlagen“. Bitte legen Sie dieses Dokument unbedingt in Papierform oder elektronisch an einer Stelle ab, an der Sie das Dokument wiederfinden.
 

Nachdem Sie den eHBA/ eZahnarztausweis erhalten haben, müssen Sie dies gegenüber dem jeweiligen Anbieter unbedingt bestätigen. Dieser Vorgang wird als „Freischaltung“ bezeichnet, weil erst durch Ihre Empfangsbestätigung die elektronischen Zertifikate zur Nutzung freigeschaltet werden. Die Freischaltung erfolgt über die Onlineportale der Anbieter. Der genaue Ablauf kann sich bei den Anbietern unterscheiden, ebenfalls die genannten Fristen. Bitte ignorieren Sie diesen Punkt nicht, da der eHBA/ eZahnarztausweis ansonsten nicht genutzt werden kann. Ohne Freischaltung durch den Empfänger muss der Anbieter davon ausgehen, dass der eHBA/eZahnarztausweis auf dem Versandweg verloren gegangen ist.

Als letzten Schritt müssen Sie den eHBA/ eZahnarztausweis „aktivieren“. Damit ist der Vorgang gemeint, bei dem Sie sich eigene PINs auswählen.
Der Kartenanbieter wird Ihnen einige Tage nach dem Postversand des eHBA/ eZahnarztausweis mit separater Post einen PIN-Brief zustellen. Darin finden Sie die sog. „Transport-PINs“. Es sind mehrere PINs, da die Funktionen „Verschlüsselung / Authentisierung“ und „qualifizierte elektronische Signatur“ mit separaten Zertifikaten realisiert werden, für die unterschiedliche PINs genutzt werden können (aber nicht müssen). Diese Transport-PINs werden also bei der Aktivierung durch die von Ihnen gewählten PINs ausgetauscht. Selbstverständlich sollten Sie unbedingt dafür Sorge tragen, dass Ihnen die gewählten PINs bei der späteren Nutzung noch bekannt sind.
 

Die Aktivierung bzw. die Änderung der Karten-PINs erfolgt über eine Funktion innerhalb Ihres Praxisverwaltungssystems. Alle Softwareanbieter müssen in ihren Programmen entsprechende Funktionen vorhalten.
Sollte Ihnen der Kartenanbieter in seiner Anleitung den Hinweis geben, dass zur Aktivierung des eZahnarztausweis eine Software des Kartenanbieters genutzt werden muss (z. B. mit dem Programm „CardAssist“), dann können Sie diesen Hinweis ignorieren. Die Programme der Kartenanbieter sind technisch nicht dazu in der Lage, die in den Praxen verwendeten eHealth-Lesegeräte anzusteuern. Dies geht nur über ein separates Kartenlesegerät, welches per USB direkt mit dem Computer verbunden ist. Die meisten Praxen werden derartige Geräte nicht besitzen. Verwenden Sie also – wie bereits geschrieben – einfach ihr vertrautes Praxisverwaltungsystem (=Abrechnungsprogramm) für die Änderung der PINs.

Auf der Webseite der Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg sind hier alle Informationen zum eHBA zusammengefasst.