FAQ Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)

Das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG), das Digitale Versorgung-Gesetz (DVG) sowie das Patientendaten-Schutz-Gesetz (PDSG) verpflichten die an der vertragszahnärztlichen Versorgung teilnehmenden Praxen zusätzlich ab dem Jahr 2021 zur Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und zur Unterstützung der elektronischen Patientenakte (ePA). Für beide Prozesse ist ein eHBA zwingend erforderlich.

Der eZahnarztausweis ist der elektronische Heilberufsausweis (eHBA / HBA) der Zahnärzteschaft mit qualifizierter Signatur nach Vertrauensdienstgesetz. Er ist im Scheckkartenformat und sieht i.d.R. aus wie der bisherige Zahnarztausweis. Als personenbezogener Sichtausweis weist er (in Verbindung mit einem amtlichen Ausweisdokument) den Inhaber als Zahnarzt aus.

Alle vertragszahnärztlich niedergelassenen, angestellten sowie die übrigen Zahnärztinnen und Zahnärzte, die diesen Beruf  ausüben und Mitglied der Landeszahnärztekammer sind, haben Anspruch auf einen eHBA. In Baden-Württemberg sind dies ca. 12.000 Personen (ca. 6000 Praxisinhaber/innen und ca. 6000 Tätige in angestellter oder sonstiger beruflicher Tätigkeit).

Der eZahnarztausweis  bietet dem Inhaber grundsätzlich u.a. folgende Funktionalitäten:

• Rechtsgültige Signatur elektronischer Dokumente (qualifizierte elektronische Signatur, QES) gemäß eIDAS / Vertrauensdienstegesetz,
• Ver- bzw. Entschlüsselung elektronischer Dokumente,
• Authentifizierung gegenüber IT-Systemen oder -Komponenten (Praxiscomputer, Systeme der zahnärztlichen Standesorganisationen (KZVen, Kammern, KZBV, BZÄK), Elektronische Gesundheitskarte). 

Mit Hilfe dieser Grundfunktionalitäten unterstützt der eZahnarztausweis z. B. folgende (z. T. gesetzlich vorgegebene) Anwendungen:

• Nutzung im Kontext der Online-Abrechnung der KZVen,
• Authentisierung an Portalen von KZVen und ggf. Kammern,
• Erstellung von elektronischen Arztbriefen,
• Signatur eines Notfalldatensatzes (NFDM), von elektronischen Rezepten (eRezept), von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)
• Zugriff auf die elektronische Gesundheitskarte (nur Generation 2 und folgende),
• Sichere elektronische Kommunikation, bspw. via Kommunikation im Medizinwesen (KIM) 
• Perspektivisch Zugriff auf die elektronische Patientenakte

• Notfalldaten (NFDM) anlegen
• eArztbrief erstellen
• eRezept
• elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
• elektronische Patientenakte (ePa) ab 01.01.2021, Nachweispflicht der erforderlichen Komponenten für Praxen bis spätestens 30.06.2021), Anmerkung: Für die ePA 1.0 kann der eZahnarztausweis technisch nicht genutzt werden. Geplant für ePA der Stufe 2.

Die Anwendungen NFDM und eArztbrief können genutzt werden, wenn ein sog. "E-Health-Konnektor" in der Praxis zur Verfügung steht. In den meisten Praxen wird dies durch das Update des vorhandenen „VSDM-Konnektors“ erreicht. Die Konnektorhersteller stellen entsprechende Updates seit dem zweiten Halbjahres 2020 zur Verfügung.
 

Ja, unter den zugelassenen Anbietern, die für die Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg eingerichtet sind, können Sie frei wählen.

Ja, das ist anbieterabhängig. Siehe Übersicht Preise und Konditionen. 

 

Der eZahnarztausweis hat in der Regel eine Gültigkeit von 5 Jahren. Das kann aber – je nach Anbieter – variieren. Das Ende der Gültigkeit ist auf dem Ausweis aufgedruckt.
Siehe Übersicht Preise und Konditionen.
 

Die Gültigkeit des eZahnarztausweises ist auf der Vorderseite aufgedruckt. Zudem erhalten Sie von den Anbietern rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit eine Information über den Ablauf der Karte.

Der eHBA/ eZahnarztausweis gilt bundesweit und behält bei einem Wechsel in ein anderes Bundesland seine Gültigkeit.

Für die Nutzung für die medizinischen Anwendungen der Telematikinfrastruktur können Sie das eHealth-Kartenterminal der Praxis verwenden. Möchten Sie den eHBA/eZahnarztausweis außerhalb der Telematikinfrastruktur nutzen, ist ein zusätzliches Kartenlesegerät notwendig.

Grundsätzlich dürfen sie zwei eHBAs besitzen/beantragen. Wenn der Antragsteller nur einen eHBA beantragen möchte, empfehlen wir den eArztausweis bei der zuständigen Ärztekammern zu bestellen. Diese haben etwas mehr Rechte, z.B. dürfen sie auf Informationen zur Organspende oder Patientenverfügung zugreifen.

Zahnärztinnen und Zahnärzte, die nur noch wenige Monate tätig sind bzw. sein wollen, hinterfragen des Öfteren die Notwendigkeit des eHBA/ eZAhnarztausweises, insbesondere auch im Hinblick auf ggf. vorhandene Mindestvertragslaufzeiten (siehe Übersicht Preise und Konditionen).

Hier sind zwei Aspekte zu beachten:
1. Juristische Sicht / eHBA-Pflicht
Im Hinblick auf die HBA-Pflicht ist zunächst zu gewährleisten, dass EIN Zahnarzt / eine Zahnärztin der Praxis einen eHBA besitzt. Wenn es eine/n Angestellte/n in der Praxis gibt, kann diese/r den eHBA bestellen. Der eHBA-Pflicht wäre organisatorisch genüge getan.

Gibt es keine Angestellten, so ist die Frist zum 01.07.2021 für den Nachweis der für die ePA notwendigen Komponenten mit den entsprechenden Sanktionen zu nennen. Darunter fällt auch der eHBA. Weiterhin wäre zu klären, wie die zuständige KZV die eHBA-Pflicht handhabt. Mit den dadurch gegebenen Randbedingungen muss die ZÄin / der ZA entscheiden, ob es für sie/ ihn Sinn macht, einen eHBA zu bestellen.

2. Praktische / Anwendungsbezogene Sicht
Eine anders Sicht wird durch die kommenden Anwendungen gegeben. Ohne eHBA/ eZahnarztausweis kann ein Zahnarzt persönlich
keine Notfalldaten erstellen,
keinen eArztbrief erstellen und
keine  eAU erstellen.

Letzteres wird voraussichtlich die erste verpflichtende Anwendung für Zahnarztpraxen. Diese muss in der Praxis umgesetzt werden können und sorgt dafür, dass voraussichtlich alle tätigen Zahnärztinnen und Zahnärzte in der Praxis einen eHBA/ eZahnarztausweis benötigen. Die Weitergabe eines eHBA/ eZahnarztausweises unter Kollegen kann nicht empfohlen werden, da es sich um eine persönliche Karte handelt und damit rechtsgültige elektronische Unterschriften im Namen des Inhabers erstellt werden können.

Die Landeszahnärztekammer stellt hier die entsprechenden Informationen und die Verlinkung auf die einzelnen Anbieter des eHBA bereit.

Zahnärztinnen und Zahnärzte, die an Universitäten tätig sind, benötigen einen eZahnarztausweis:

• Sobald die medizinischen Anwendungen der Telematikinfrastruktur (Notfalldatenmanagement, elektronischer Medikationsplan, elektronische Patientenakte …) in der universitären Praxis zur Verfügung stehen, muss je Praxis mindestens ein Zahnarzt im Besitz eines eHBA/ eZahnarztausweis sein.
• Wenn sie eine GKV-Zulassung haben und medizinische Anwendungen der eGK nutzen (NFDM, eMP, ePA, etc.)
• Wenn Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausgestellt werden, wird er mit Start der eAU der eHBA/ eZahnarztausweis benötigt.

Bitte planen Sie für den Bestellprozess vier bis sechs Wochen ein. Je nach Anbieter und Auftragslast kann der eHBA/ eZahnarztausweis auch schneller bei Ihnen ankommen.

Bei Bestellungen im Bereich der Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg benötigen Sie keine Vorgangsnummer. 
Im Antragsprozess wird gegebenenfalls die Eingabe einer Vorgangsnummer angeboten. Bitte ignorieren Sie diese Variante und wählen deshalb die Option „Mit leerem Antrag beginnen“.
 

Partnerunternehmen der Anbieter haben den Antragstellern gegebenenfalls einen Bestellcode mitgeteilt, der zu Beginn des Antragsprozesses eingegeben werden kann. Sollten Sie keinen Bestellcode haben, lassen Sie das Feld einfach leer.

Sofern Sie über einen gültigen deutschen Personalausweis verfügen, empfehlen wir, diesen zu nutzen. Alternativ ist die Nutzung folgender Ausweispapiere möglich:

• ein gültiger Reisepass,
• ein gültiger Aufenthaltstitel.

Wenn Sie einen Reisepass oder einen Aufenthaltstitel ohne Adressdaten nutzen möchten, benötigen Sie voraussichtlich zusätzlich eine aktuelle Meldebescheinigung (beachten Sie die Informationen der Anbieter).
Bitte beachten Sie, dass Sie bei einigen Anbietern eine Ausweiskopie den Antragsunterlagen beifügen müssen (beachten Sie die Informationen der Anbieter).
 

Im Rahmen des Antragsprozesses ist eine Identifizierung gemäß den Vorgaben von eIDAS und Vertrauensdienstegesetz notwendig. Von allen Anbietern wird die Identifikation über Postident angeboten: Der Zahnarzt geht in eine Filiale der Deutschen Post AG und lässt sich dort nach dem Postident-Verfahren identifizieren. 

Eine Beantragung ohne Identifizierung ist nicht möglich. Bei späteren Folgekarten kann es vereinfachte Verfahren geben. Das ist aber abhängig von den Regelungen der Zertifizierer der Anbieter und daher anbieterabhängig und wird zu einem späteren Zeitpunkt festgelegt werden.
 

Die Anbieter dürfen alternative Identifizierungsvarianten anbieten, die für qualifizierte elektronische Vertrauensdienste zugelassen sind und die in ihre Sicherheitskonzepte eingebunden sind. Hier liegt aber das Problem. Die anerkannten sonstigen Identifizierungsmethoden für qualifizierte elektronische Signaturen sind hier gelistet. 

Für die Erstellung und fortlaufende Nutzung des eHBA/ eZahnarztausweises entstehen Kosten. Diese bezahlen Sie direkt an den Anbieter. Diese erfassen die notwendigen Daten für die gewählte Bezahlmethoden. Diese können je nach Anbieter variieren. Wie alle anderen Angaben bei der Beantragung Ihres eHBA/ eZahnarztausweises auch, werden die Kontodaten über eine gesicherte Internet-Verbindung verarbeitet. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
 

Während des Antragsprozesses wird optional angeboten, eine E-Mail-Adresse in den Zertifikaten des eHBA/ eZahnarztausweis zu hinterlegen. Für die absolute Mehrzahl aller Antragsteller wird es die beste Wahl sein, dieses Formularfeld leer zu lassen. Dies hat keine Auswirkungen für die Nutzung innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI). Sie werden den eHBA/ eZahnarztausweis dennoch in vollem Umfang für alle Anwendungen innerhalb der TI nutzen können. Auch für die Nutzung der verschlüsselten Kommunikation im Medizinwesen (KIM) ist eine Angabe an dieser Stelle vollkommen irrelevant.

Nur wenn Sie mit der E-Mail-Verschlüsselung per S/MIME-Standard vertraut sind und bereits wissen, dass Sie Ihren eHBA/ eZahnarztausweis außerhalb der TI hierfür nutzen wollen, sollten Sie an dieser Stelle die Eingabe einer E-Mail-Adresse erwägen. Wenn Sie sich jetzt aber fragen, was S/MIME eigentlich bedeutet, dann verschwenden Sie an dieser Stelle keine weitere Recherchezeit. Lassen Sie das Formularfeld einfach bedenkenlos leer und seien Sie unbesorgt.
Achtung: Diese Hinweise beziehen sich NICHT auf die E-Mail-Adresse, die Sie im Abschnitt „Kontaktdaten“ selbstverständlich eintragen müssen.
 

Ja, innerhalb des Antragsprozesses werden Sie aufgefordert, ein geeignetes Foto im Portal des Anbieters hochzuladen. Dieses Foto wird auf den eHBA/ eZahnarztausweis aufgedruckt. Sie sollten sich vor dem Start des Antragsprozesses ein entsprechendes digitales Foto im Hochkantformat auf dem PC speichern, den Sie für den Antragsprozess nutzen werden. Die Datei muss den technischen Vorgaben des Kartenanbieters entsprechen (Dateiformat und -größe). Selbstverständlich sollten Sie auf dem Foto klar erkennbar sein.

Für die Nutzung der Gesundheitsanwendungen der Telematikinfrastruktur und zur Erfüllung des Nachweises, dass ein Heilberufsausweis in der Vertragszahnarztpraxis vorhanden ist sowie zur Refinanzierung des Heilberufsausweises, können Ihre ausweisspezifischen Daten von der Landeszahnärztekammer direkt an die KZV Baden-Württemberg weitergegeben werden. Dies ist ein freiwilliger Service. 

Dafür ist im elektronischen Antragsformular des von Ihnen ausgewählten Vertrauensdiensteanbieters, bei dem Sie Ihren eHBA beantragen, die Zustimmung zur Datenweitergabe erforderlich.

In der Anlage zur Grundsatzfinanzierungsvereinbarung ORS 1 im Juli 2017 zwischen der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung und dem GKV-Spitzenverband, wurde als Pauschale für die „Betriebskosten eHBA“ als Einmalzahlung ein Betrag in Höhe von € 233,-- vereinbart. 

Bezüglich der Refinanzierung des Heilberufsausweises und der vorgenannten Nachweisverpflichtung erhalten Sie weitere Informationen bei der KZV Baden-Württemberg, da diese für die Pauschalenzahlung zuständig ist.
 

Wenn Sie IhreneHBA/ eZahnarztausweis außerhalb der Telematikinfrastruktur nutzen bzw. zur verschlüsselten Kommunikation über das Internet nutzen, muss Ihr Gegenüber die Möglichkeit erhalten, die Echtheit und Personengebundenheit Ihres Ausweises zu überprüfen. Dazu werden die öffentlichen Schlüssel über den Verzeichnisdienst des Anbieters im Internet veröffentlicht.
Diese Abfrage zielt nicht auf die Veröffentlichung im Verzeichnisdienst der TI. Dieser ist gesetzlich vorgegeben, die Veröffentlichung dort ist verpflichtend notwendig.

Am Ende des Antragsprozesses können Sie sich den kompletten Antrag mit allen Angaben in einem PDF-Dokument anzeigen lassen und diesen auch ausdrucken. Bitte unterschreiben Sie die Erstausfertigung an allen notwendigen Stellen. In der Regel werden Sie die Identifizierung über Postident nutzen (sollten Sie keine anderslautende Information haben, ist das so). Für die Identifizierung über Postident und den Versand der Antragsunterlagen beachten Sie bitte die Anleitung des Anbieters.
Das PDF enthält i.d.R. auch eine Kopie „für Ihre Unterlagen“. Bitte legen Sie dieses Dokument unbedingt in Papierform oder elektronisch an einer Stelle ab, an der Sie das Dokument wiederfinden.
 

Nachdem Sie den eHBA/ eZahnarztausweis erhalten haben, müssen Sie dies gegenüber dem jeweiligen Anbieter unbedingt bestätigen. Dieser Vorgang wird als „Freischaltung“ bezeichnet, weil erst durch Ihre Empfangsbestätigung die elektronischen Zertifikate zur Nutzung freigeschaltet werden. Die Freischaltung erfolgt über die Onlineportale der Anbieter. Der genaue Ablauf kann sich bei den Anbietern unterscheiden, ebenfalls die genannten Fristen. Bitte ignorieren Sie diesen Punkt nicht, da der eHBA/ eZahnarztausweis ansonsten nicht genutzt werden kann. Ohne Freischaltung durch den Empfänger muss der Anbieter davon ausgehen, dass der eHBA/eZahnarztausweis auf dem Versandweg verloren gegangen ist.

Als letzten Schritt müssen Sie den eHBA/ eZahnarztausweis „aktivieren“. Damit ist der Vorgang gemeint, bei dem Sie sich eigene PINs auswählen.
Der Kartenanbieter wird Ihnen einige Tage nach dem Postversand des eHBA/ eZahnarztausweis mit separater Post einen PIN-Brief zustellen. Darin finden Sie die sog. „Transport-PINs“. Es sind mehrere PINs, da die Funktionen „Verschlüsselung / Authentisierung“ und „qualifizierte elektronische Signatur“ mit separaten Zertifikaten realisiert werden, für die unterschiedliche PINs genutzt werden können (aber nicht müssen). Diese Transport-PINs werden also bei der Aktivierung durch die von Ihnen gewählten PINs ausgetauscht. Selbstverständlich sollten Sie unbedingt dafür Sorge tragen, dass Ihnen die gewählten PINs bei der späteren Nutzung noch bekannt sind.
 

Die Aktivierung bzw. die Änderung der Karten-PINs erfolgt über eine Funktion innerhalb Ihres Praxisverwaltungssystems. Alle Softwareanbieter müssen in ihren Programmen entsprechende Funktionen vorhalten.
Sollte Ihnen der Kartenanbieter in seiner Anleitung den Hinweis geben, dass zur Aktivierung des eZahnarztausweis eine Software des Kartenanbieters genutzt werden muss (z. B. mit dem Programm „CardAssist“), dann können Sie diesen Hinweis ignorieren. Die Programme der Kartenanbieter sind technisch nicht dazu in der Lage, die in den Praxen verwendeten eHealth-Lesegeräte anzusteuern. Dies geht nur über ein separates Kartenlesegerät, welches per USB direkt mit dem Computer verbunden ist. Die meisten Praxen werden derartige Geräte nicht besitzen. Verwenden Sie also – wie bereits geschrieben – einfach ihr vertrautes Praxisverwaltungsystem (=Abrechnungsprogramm) für die Änderung der PINs.

Können Zahnarztpraxen bis zum 30. Juni 2021 nicht nachweisen, dass sie die erforderlichen Komponenten und Dienste zum Zugriff auf die elektronische Patientenakte haben, wird die Vergütung pauschal um 1 Prozent gekürzt. Zu den Komponenten zählt auch der eHBA/ eZahnarztausweis.

Auf der Webseite der Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg sind hier alle Informationen zum eHBA zusammengefasst.