FAQ Allgemeines Recht

Es ist problematisch eine zunächst in Papierform geführte Patientendokumentation einzuscannen und die Originale zu vernichten. In diesem Fall spricht man von einem Medienbruch.

Gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten beziehen sich historisch bedingt auf Papierdokumente. Nach der Vernichtung des Originals kann nicht mehr festgestellt werden, ob der Scan mit dem Original übereinstimmt. Vor allem handschriftliche Eintragungen und Unterschriften weisen Druckpunkte auf, die bei einer graphologischen Untersuchung eindeutige Hinweise auf den Hersteller der Urkunde geben. Diese gehen beim Einscannen verloren. Daher sollten die Originalunterlagen weiterhin aufbewahrt werden, denn der Beweiswert nur eingescannter Unterlagen ist verschlechtert.
In jedem Fall sollte sichergestellt sein, dass der Scan revisionssicher ist.

Ist gesetzlich die Schriftform vorgesehen – bspw. Mehrkostenvereinbarung – so ist eine Aufbewahrung des Originals zwingend erforderlich.
 

Auch Anamnesebögen gehören zur Patientenakte und müssen 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden. Scannt man diese ein, so liegt ein Medienbruch vor. Die Druckpunkte, die die Echtheit der Dokumente beweisen, gehen verloren und der Beweiswert ist erheblich schlechter. Es ist daher empfehlenswert, die Originale aufzubewahren.

Man sollte sich hier überlegen, ob man längerfristig auf eine digitale Patientenkartei umstellen möchte (Verwendung von sog. Sign-Pads). In diesem Fall kann der Anamnesebogen direkt auf dem Sign-Pad unterschrieben werden. Dieser wird sodann anschließend digital abgespeichert. 
 

Nach § 630f Abs. 3 BGB müssen Patientenunterlagen für die Dauer von 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden, es sei denn im Einzelfall sehen andere Normen eine längere Aufbewahrungsdauer vor (Bsp. Röntgen).

Eine schriftliche Einwilligung ist gesetzlich nicht vorgesehen, wenn auch aus Beweisgründen zu empfehlen. Nennt der Patient einen nachbehandelnden Zahnarzt und bittet um Übersendung der Unterlagen an diesen, genügt dies grundsätzlich. In einem solchen Fall sollte aber zumindest vermerkt werden, dass der Patient um Weitergabe der Akte bat.

Hier finden Sie unser Merkblatt zu diesem Thema.

Beendet ein Zahnarzt seine Tätigkeit, so ist er dennoch weiterhin verpflichtet ,die Patientenunterlagen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren. Wird die Praxis verkauft, so wird bezüglich der Patientenkartei regelmäßig ein Verwahrungsverhältnis vereinbart. Der Übernehmer bewahrt die Akten für den Übergeber gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf und verpflichtet sich, nur bei Einwilligung der jeweiligen Patienten, Einsicht in die Akten zu nehmen. Hinsichtlich von Papierakten wird vereinbart, dass diese in einem verschlossenen Aktenschrank aufbewahrt werden, digital geführte Akten müssen mit einem Passwort versehen werden.