FAQ Allgemeines Recht
Praxisverwaltung/Patientendaten
Auch Anamnesebögen gehören zur Patientenakte und müssen 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden. Scannt man diese ein, so liegt ein Medienbruch vor. Die Druckpunkte, die die Echtheit der Dokumente beweisen, gehen verloren und der Beweiswert ist erheblich schlechter. Es ist daher empfehlenswert, die Originale aufzubewahren.
Man sollte sich hier überlegen, ob man längerfristig auf eine digitale Patientenkartei umstellen möchte (Verwendung von sog. Sign-Pads). In diesem Fall kann der Anamnesebogen direkt auf dem Sign-Pad unterschrieben werden. Dieser wird sodann anschließend digital abgespeichert.
Da eine Einwilligung gemäß § 630d BGB und eine Aufklärung durch den Zahnarzt nach dem Gesetz nicht vom Patienten unterzeichnet werden muss, ist es unproblematisch, diese Erklärungen vom Patienten auf einem Sign-Pad unterzeichnen zu lassen. Im Grunde bräuchte der Patient diese gar nicht zu unterzeichnen. Der Vorteil an einer Unterzeichnung per Sign-Pad besteht darin, dass der Patient dadurch dennoch das Gefühl bekommt, eine bindende Erklärung abgegeben zu haben. Der „Warncharakter“ ist damit erfüllt.
Anders ist dies zu beurteilen, wenn für Erklärungen des Patienten gesetzlich die Schriftform vorgesehen ist, bspw. § 2 Abs. 2 GOZ. Hier genügt die Verwendung eines Sign-Pads nicht. Derzeit steht auch noch keine technische Einrichtung zur Verfügung, die dem Signaturgesetz genügen würde.
Es ist problematisch eine zunächst in Papierform geführte Patientendokumentation einzuscannen und die Originale zu vernichten. In diesem Fall spricht man von einem Medienbruch.
Gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten beziehen sich historisch bedingt auf Papierdokumente. Nach der Vernichtung des Originals kann nicht mehr festgestellt werden, ob der Scan mit dem Original übereinstimmt. Vor allem handschriftliche Eintragungen und Unterschriften weisen Druckpunkte auf, die bei einer graphologischen Untersuchung eindeutige Hinweise auf den Hersteller der Urkunde geben. Diese gehen beim Einscannen verloren. Daher sollten die Originalunterlagen weiterhin aufbewahrt werden, denn der Beweiswert nur eingescannter Unterlagen ist verschlechtert.
In jedem Fall sollte sichergestellt sein, dass der Scan revisionssicher ist.
Ist gesetzlich die Schriftform vorgesehen – bspw. Mehrkostenvereinbarung – so ist eine Aufbewahrung des Originals zwingend erforderlich.
Nach § 630f Abs. 3 BGB müssen Patientenunterlagen für die Dauer von 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahrt werden, es sei denn im Einzelfall sehen andere Normen eine längere Aufbewahrungsdauer vor (Bsp. Röntgen).
Nach § 85 Abs. 2 Strahlenschutzgesetz (StrlSchG) müssen Röntgenbilder von Erwachsenen für die Dauer von 10 Jahren nach Abschluss des Behandlungsfalls aufbewahrt werden. Bei Minderjährigen sind diese bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres aufzubewahren.
Der Patient hat ein Recht auf Einsicht in seine Patientenakte und damit auch in seine Röntgenbilder. Der Patient hat auch einen Anspruch auf ein Duplikat. Ein Anspruch auf dauerhafte Überlassung von Röntgenbildern hat er aufgrund der Aufbewahrungspflicht des Zahnarztes nach § 85 Strahlenschutzgesetz (StrlSchG) nicht.